KENDARI — Universitas Muhammadiyah Kendari melalui Unit Kearsipan menyelenggarakan serangkaian acara akademik yang komprehensif pada Senin, 7 April 2026. Kegiatan yang mencakup seminar, webinar, dan kuliah umum tersebut menghadirkan para ahli bidang kearsipan, manajemen dokumen, dan teknologi informasi dari berbagai institusi terkemuka di Indonesia. Acara ini menjadi momentum penting bagi civitas akademika kampus untuk memperdalam pemahaman tentang pentingnya pelestarian arsip dan adaptasi terhadap perkembangan digital.
Seminar utama yang bertajuk “Transformasi Digital Arsip: Strategi Pelestarian Dokumen di Era 4.0” diselenggarakan di Aula Utama Rektorat Universitas Muhammadiyah Kendari sejak pukul 08.00 hingga 12.00 WITA. Acara ini menghadirkan tiga pembicara utama yang memiliki kredibilitas tinggi di bidangnya masing-masing. Peserta seminar terdiri dari mahasiswa, dosen, tenaga administrasi, serta pegawai dari berbagai institusi pemerintah dan swasta di Kendari yang tertarik dengan topik kearsipan modern.
Secara paralel, Unit Kearsipan juga menyelenggarakan webinar dengan tema “Standar Internasional dalam Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis” yang dilaksanakan secara daring melalui platform Zoom Meeting. Webinar yang berlangsung dari pukul 13.30 hingga 15.30 WITA ini dirancang khusus untuk menjangkau peserta dari luar Kendari, termasuk dari Sulawesi Tenggara dan berbagai daerah di Indonesia. Panitia mencatat bahwa webinar ini telah mendapatkan respons luar biasa dengan lebih dari 500 pendaftar dari berbagai kalangan profesional dan akademisi.
Sementara itu, kuliah umum yang menampilkan tokoh tamu bernama Dr. Ahmad Wijaya, S.Ars., M.I.P. dari Universitas Indonesia diadakan pada sore hari di Ruang Seminar Blok B. Acara yang dimulai pukul 16.00 WITA ini secara khusus menghadirkan perspektif tentang “Peran Arsip dalam Membangun Identitas Institusional dan Memori Kolektif Masyarakat.”
Latar Belakang dan Urgensi Acara
Penyelenggaraan serangkaian acara akademik ini tidak terlepas dari semakin meningkatnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang profesional dan modern. Dalam era transformasi digital saat ini, banyak institusi pendidikan maupun organisasi pemerintah dan swasta yang masih menghadapi tantangan signifikan dalam mengelola dokumentasi mereka. Persoalan ini mencakup minimnya pemahaman tentang standar kearsipan internasional, keterbatasan infrastruktur digital, serta belum optimalnya koordinasi antar unit dalam sistem pelestarian dokumen.
Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari, yang didirikan pada tahun 2015, telah menjadi pusat pengelolaan dokumen dan arsip institusional kampus. Seiring perkembangan zaman dan meningkatnya volume dokumen yang dihasilkan, unit ini terus berupaya meningkatkan kapasitas dan kompetensi dalam menangani berbagai jenis arsip. Dengan menyelenggarakan kegiatan akademik berkala, Unit Kearsipan berkomitmen untuk tidak hanya menjalankan fungsi kearsipan internal, tetapi juga berperan aktif dalam membagikan pengetahuan kepada komunitas yang lebih luas.
Seminar Utama: Transformasi Digital Arsip
Seminar utama yang dihadiri oleh lebih dari 300 peserta ini membawa tema yang sangat relevan dengan tantangan global dalam pengelolaan informasi. Pembicara pertama, Ir. Siti Nur’aini, M.Sc. dari Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia, menyampaikan materi tentang “Kebijakan Nasional Digitalisasi Arsip dan Implementasinya di Tingkat Lokal.” Dalam presentasinya, Ir. Siti menunjukkan data terkini tentang perkembangan digitalisasi arsip di Indonesia, termasuk tantangan teknis dan non-teknis yang dihadapi berbagai institusi.
“Digitalisasi arsip bukanlah sekadar proses scanning dokumen fisik ke format digital. Lebih dari itu, ini adalah transformasi menyeluruh dalam cara kita mengelola, menyimpan, dan mengakses informasi. Tantangannya sangat kompleks, mulai dari infrastruktur teknologi yang memadai, sumber daya manusia yang terlatih, hingga kebijakan yang jelas,” ujar Ir. Siti dalam presentasinya yang menggunakan data-data empiris dari berbagai lembaga kearsipan internasional.
Pembicara kedua, Prof. Dr. Bambang Sutrisno, M.A. dari Universitas Gadjah Mada, mempresentasikan topik “Preservasi Jangka Panjang dan Authenticity Digital dalam Manajemen Arsip Modern.” Prof. Bambang menekankan pentingnya aspek preservasi dalam konteks digital, mengingat teknologi terus berkembang dan format penyimpanan data dapat menjadi usang dalam waktu singkat.
“Kita harus memahami bahwa arsip digital memiliki karakteristik yang berbeda dari arsip fisik. Masalah yang kita hadapi bukan hanya tentang kerusakan fisik, tetapi juga tentang obsolescence teknologi dan format. Oleh karena itu, strategi preservasi digital harus dirancang dengan sangat cermat dan berkelanjutan,” jelas Prof. Bambang kepada audiens yang penuh perhatian.
Pembicara ketiga, Dra. Eka Putri Wijaksana, S.I.P., dari Kementerian Arsip dan Perpustakaan (ANRI), menyajikan studi kasus tentang “Best Practice Digitalisasi Arsip: Pembelajaran dari Implementasi di Berbagai Institusi Indonesia.” Presentasinya menampilkan contoh-contoh konkret dari lembaga-lembaga yang telah berhasil melaksanakan digitalisasi arsip, sekaligus mengidentifikasi faktor-faktor kunci kesuksesan dan pembelajaran dari kegagalan yang pernah terjadi.
Sesi seminar ditutup dengan diskusi interaktif yang cukup seru, dengan berbagai pertanyaan dari peserta yang datang dari latar belakang institusi yang beragam. Moderator seminar, Dr. Muh. Reza Pahlevi, S.I.P., M.A. dari Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Kendari, berhasil mengelola diskusi dengan sangat baik sehingga semua pertanyaan dapat terjawab dengan memuaskan.
Webinar Paralel dan Jangkauan Nasional
Webinar yang diselenggarakan secara bersamaan menunjukkan komitmen Unit Kearsipan untuk menjangkau audiens yang lebih luas di luar Kendari. Dengan menggunakan platform Zoom, acara ini berhasil mengumpulkan peserta dari Makassar, Surabaya, Jakarta, Bandung, dan berbagai kota besar lainnya di Indonesia. Beberapa peserta juga berasal dari Malaysia dan Brunei Darussalam yang memiliki minat pada topik kearsipan regional.
Pembicara webinar, Prof. Dr. I Ketut Eddy Purnama, S.T., M.T. dari Universitas Udayana, menyampaikan materi mendalam tentang standar internasional dalam pengelolaan arsip. Beliau menjelaskan tentang ISO 15489, ICA (International Council on Archives), dan berbagai standar lainnya yang menjadi acuan global dalam praktik kearsipan profesional.
“Standar internasional memberikan kerangka kerja yang jelas untuk mengelola arsip dengan cara yang konsisten, efisien, dan efektif. Dengan mengadopsi standar-standar ini, institusi dapat meningkatkan kredibilitas mereka dan memastikan bahwa arsip yang dikelola memiliki nilai jangka panjang yang signifikan,” kata Prof. I Ketut dalam paparan teknisnya yang dilengkapi dengan contoh-contoh implementasi praktis.
Antusiasme peserta webinar terlihat dari tingginya jumlah pertanyaan yang masuk melalui chat Zoom. Panitia mencatat bahwa pertanyaan yang diajukan sangat variatif dan menunjukkan tingginya minat profesional di bidang kearsipan di berbagai institusi.
Kuliah Umum: Arsip sebagai Memori Kolektif
Kuliah umum pada sore hari membawa perspektif yang lebih humanis dan sosiologis tentang kearsipan. Dr. Ahmad Wijaya dari Universitas Indonesia, yang merupakan salah satu pakar terkemuka dalam bidang diplomatics dan arsip kontemporer, memberikan wawasan yang mendalam tentang peran arsip bukan hanya sebagai dokumen teknis, tetapi sebagai bagian penting dari konstruksi identitas institusional dan memori kolektif masyarakat.
“Arsip bukan hanya tentang aturan-aturan teknis pengelolaan dokumen. Arsip adalah tentang cerita, tentang jejak perjalanan suatu institusi atau komunitas. Ketika kita mengelola arsip dengan baik, kita sebenarnya sedang merawat memori kolektif yang akan diteruskan kepada generasi mendatang,” ujar Dr. Ahmad Wijaya dengan cara penyampaian yang sangat engaging dan inspiratif.
Beliau juga mengutip contoh-contoh historis tentang bagaimana arsip telah menjadi alat penting dalam proses rekonsiliasi, keadilan transisional, dan membangun pemahaman bersama tentang masa lalu. Kuliahnya membuat peserta yang hadir, mayoritas mahasiswa, menjadi lebih memahami signifikansi pekerjaan arsivis dan dokumentalis dalam konteks yang lebih luas.
Respons Kepemimpinan Universitas
Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Ir. Andi Suryanto, M.T. menghadiri sesi pembukaan seminar dan memberikan sambutan yang penuh apresiasi. Dalam sambutannya, Rektor menekankan komitmen universitas terhadap pengembangan infrastruktur informasi dan pengelolaan pengetahuan yang berkelanjutan.
“Unit Kearsipan kami telah melakukan pekerjaan yang luar biasa dalam mengelola dokumentasi universitas. Kegiatan seminar, webinar, dan kuliah umum seperti ini adalah bagian dari upaya kami untuk terus meningkatkan standar pengelolaan arsip dan berbagi keahlian dengan komunitas yang lebih luas. Kami percaya bahwa institusi pendidikan memiliki tanggung jawab sosial untuk menjadi pusat pembelajaran bagi masyarakat, termasuk dalam hal kearsipan,” jelas Prof. Andi Suryanto.
Kepala Unit Kearsipan, Drs. Hamzah Muin, S.Ars., M.I.P., yang menjadi koordinator utama acara, juga memberikan paparan singkat tentang roadmap pengembangan unit kearsipan ke depan. Drs. Hamzah mengungkapkan bahwa unit telah merencanakan program digitalisasi bertahap untuk seluruh koleksi arsip universitas dalam lima tahun ke depan, dengan dukungan pendanaan dari rektorat dan berbagai mitra eksternal.
“Kami sedang dalam proses procurement untuk sistem manajemen informasi kearsipan yang terintegrasi. Diharapkan sistem ini dapat diimplementasikan pada tahun 2027, sehingga akses terhadap arsip universitas akan semakin mudah dan efisien. Acara-acara seperti hari ini juga membantu kami mengidentifikasi best practice dan lessons learned dari institusi lain yang telah lebih maju dalam digitalisasi arsip mereka,” kata Drs. Hamzah dengan antusiasme yang tinggi.
Dampak dan Implikasi Akademik
Penyelenggaraan acara tiga dalam satu pada 7 April 2026 ini memiliki beberapa dampak signifikan bagi Universitas Muhammadiyah Kendari dan komunitas kearsipan regional. Pertama, acara ini meningkatkan visibility dan reputasi Unit Kearsipan sebagai lembaga yang tidak hanya menjalankan fungsi administratif, tetapi juga berkontribusi aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kearsipan dan manajemen informasi.
Kedua, kegiatan ini telah membuka peluang kolaborasi dan networking bagi dosen dan mahasiswa program studi Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari dengan institusi-institusi lain di tingkat nasional. Beberapa peserta seminar telah menunjukkan minat untuk melakukan penelitian bersama atau program pertukaran mahasiswa.
Ketiga, dari perspektif mahasiswa, acara ini memberikan kesempatan untuk belajar langsung dari para praktisi dan akademisi berpengalaman di bidang kearsipan. Feedback dari mahasiswa yang hadir menunjukkan tingginya apresiasi terhadap konten dan cara penyampaian materi.
Keempat, acara ini juga menjadi input berharga bagi evaluasi dan pengembangan kurikulum program studi Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan. Beberapa saran dari pembicara akan dipertimbangkan dalam pengembangan mata kuliah dan program-program akademik di masa depan.
Penutup
Penyelenggaraan seminar, webinar, dan kuliah umum pada 7 April 2026 oleh Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari merupakan bukti konkret dari komitmen kampus dalam mengembangkan akademik excellence dan community engagement. Dengan menghadirkan para ahli terkemuka dan menjangkau audiens yang luas, kegiatan ini telah memberikan kontribusi yang berarti bagi pengembangan disiplin ilmu kearsipan di Indonesia.
Ke depan, Unit Kearsipan berencana untuk menjadikan acara semacam ini sebagai kegiatan tahunan yang rutin, dengan fokus tematik yang berbeda-beda sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan tantangan di bidang kearsipan. Dengan terus berinovasi dan berkolaborasi dengan berbagai pihak, Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari diharapkan dapat terus memberikan kontribusi signifikan bagi pengembangan infrastruktur kearsipan dan manajemen informasi di Indonesia, khususnya di kawasan Sulawesi Tenggara.
