Kendari — Universitas Muhammadiyah Kendari (Unmuh Kendari) menunjukkan komitmen serius dalam meningkatkan akreditasi institusional dengan fokus pada pengelolaan dan digitalisasi arsip kampus. Unit Kearsipan, sebagai salah satu lembaga pendukung strategis, menjadi garda terdepan dalam upaya peningkatan mutu pengelolaan dokumentasi yang menjadi salah satu indikator penting dalam penilaian akreditasi institusional oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Langkah progresif ini dilakukan mengingat pentingnya arsip sebagai bukti otentik terhadap semua kegiatan akademik dan administratif kampus. Dengan meningkatkan sistem kearsipan, Unmuh Kendari berharap dapat meraih akreditasi yang lebih baik dan membuktikan komitmen terhadap transparansi serta tata kelola yang baik dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.
Latar Belakang Pentingnya Akreditasi dan Peran Arsip
Akreditasi institusional merupakan bentuk pengakuan formal atas mutu perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh lembaga independen. Standar akreditasi mencakup berbagai aspek, mulai dari tata kelola, keuangan, sumber daya manusia, hingga infrastruktur fisik dan digital. Dalam konteks ini, sistem kearsipan yang baik menjadi fondasi penting karena arsip menyimpan rekam jejak seluruh aktivitas kampus.
Universitas Muhammadiyah Kendari, yang memiliki lebih dari dua dekade sejarah, telah berkembang menjadi salah satu institusi pendidikan tinggi swasta terkemuka di Sulawesi Tenggara. Namun, untuk tetap relevan dan kompetitif, universitas ini memahami bahwa peningkatan akreditasi bukan hanya sekadar formalitas, melainkan komitmen nyata terhadap kualitas pendidikan dan layanan kepada mahasiswa serta pemangku kepentingan.
Kepala Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari, Dr. Hendra Wijaya, M.Inf., mengungkapkan bahwa dokumentasi yang terkelola dengan baik adalah jantung dari setiap institusi pendidikan. “Arsip bukan hanya tentang menyimpan kertas lama. Arsip adalah memori institusi yang mencatat setiap keputusan, proses, dan capaian kampus. Ketika BAN-PT melakukan evaluasi, mereka ingin melihat bukti nyata dari semua klaim dan kegiatan yang kami lakukan,” ujar Dr. Hendra dalam wawancara di kantor Unit Kearsipan pada Jumat, 11 April 2026.
Inisiatif Digitalisasi dan Modernisasi Sistem Kearsipan
Sejak pertengahan tahun 2025, Unit Kearsipan Unmuh Kendari telah melaksanakan program komprehensif yang mencakup inventarisasi ulang, katalogisasi, dan digitalisasi arsip. Program ini melibatkan investasi signifikan dalam infrastruktur teknologi, pelatihan sumber daya manusia, dan pembaruan regulasi internal.
Salah satu pencapaian utama adalah implementasi sistem informasi kearsipan berbasis cloud yang memudahkan akses dan pelacakan dokumen. “Kami telah mengintegrasikan lebih dari 50 ribu dokumen ke dalam sistem digital. Target kami adalah mencapai 100 persen digitalisasi dalam dua tahun ke depan,” kata Faizal Mansur, S.I.P., staf bagian digitalisasi Unit Kearsipan, saat dimintai penjelasan mengenai kemajuan teknis.
Selain infrastruktur teknologi, Unit Kearsipan juga telah menyusun standar prosedur operasional (SPO) yang lebih ketat tentang retensi, klasifikasi, dan disposisi arsip. SPO ini mengacu pada standar internasional ISO 30300 mengenai sistem manajemen arsip dan informasi.
Direktur Akademik Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Siti Nurhaliza, M.Pd., memandang inisiatif ini sebagai bagian integral dari strategi peningkatan mutu institusional secara keseluruhan. “Akreditasi itu adalah hasil dari berbagai upaya sistematis di semua unit. Unit Kearsipan, dalam hal ini, memainkan peran yang sangat penting karena mereka menyediakan bukti dokumenter atas semua yang kami klaim telah kami lakukan. Jika dokumentasi baik, evaluasi akan berjalan lebih lancar,” jelasnya dalam pertemuan dengan dosen senior pada akhir Maret 2026.
Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia
Program peningkatan mutu tidak akan berhasil tanpa dukungan sumber daya manusia yang kompeten. Oleh karena itu, Unit Kearsipan telah menyelenggarakan serangkaian pelatihan dan pengembangan keterampilan bagi stafnya.
Pada Februari 2026, sebanyak 12 staf kearsipan diikutsertakan dalam program pelatihan manajemen arsip tingkat nasional yang diselenggarakan oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). Program ini mencakup materi tentang digitalisasi arsip, preservasi dokumen, dan aplikasi teknologi dalam manajemen kearsipan.
“Investasi pada SDM adalah kunci. Teknologi secanggih apa pun tidak akan bekerja optimal jika tidak dioperasikan oleh tenaga yang terampil dan berdedikasi,” kata Dr. Hendra Wijaya. “Tim kami sekarang tidak hanya memahami cara mengelola arsip secara tradisional, tetapi juga mampu menguasai sistem digital dan analitik data untuk memberikan layanan informasi yang lebih responsif kepada stakeholder internal maupun eksternal.”
Luisa Ranti, M.Arch., salah seorang staf bagian preservasi, menambahkan bahwa pelatihan yang diterima telah membuka wawasan baru mengenai pentingnya konservasi dokumen bersejarah. “Universitas Muhammadiyah Kendari memiliki banyak dokumen bersejarah yang bernilai penting bagi institusi. Kami sekarang lebih memahami cara merawat dan mengamankan dokumen-dokumen tersebut agar tetap awet dan dapat diakses oleh generasi mendatang,” ujarnya.
Harmonisasi dengan Unit-Unit Lain dalam Ekosistem Kampus
Peningkatan mutu kearsipan juga melibatkan koordinasi yang erat dengan berbagai unit lain di kampus. Unit Kearsipan telah menjalin komunikasi intensif dengan Bagian Akademik, Bagian Keuangan, Bagian Kepegawaian, dan unit-unit lainnya untuk memastikan bahwa semua dokumen penting tersimpan dan tersistematisasi dengan baik.
“Kami melakukan audit arsip bersama dengan internal audit kampus setiap kuartal untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen penting yang hilang atau tidak terdokumentasikan dengan baik. Ini sangat krusial karena ketika BAN-PT datang, mereka akan meminta dokumen-dokumen spesifik, dan kami harus siap menyajikannya dalam waktu singkat,” jelas Budi Hermawan, S.Adm., staf bagian tata laksana Unit Kearsipan.
Kolaborasi lintas unit ini juga mencakup pengembangan basis data terpadu yang dapat diakses oleh unit-unit tertentu sesuai kebutuhan dan tingkat akses yang ditentukan. “Sistem ini dirancang dengan prinsip keamanan data yang ketat. Setiap akses dicatat, dan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu,” kata Faizal Mansur.
Dampak Terhadap Peningkatan Akreditasi dan Kepercayaan Publik
Upaya peningkatan mutu kearsipan ini diharapkan akan memberikan dampak signifikan terhadap peningkatan akreditasi institusional Universitas Muhammadiyah Kendari. Secara langsung, sistem kearsipan yang baik memungkinkan universitas untuk memenuhi standar akreditasi dengan lebih efektif dan efisien.
Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Andi Muhammad Syahru, M.Sc., menyatakan bahwa peningkatan akreditasi adalah prioritas strategis yang akan dilanjutkan dengan komitmen penuh. “Kami telah menetapkan target untuk mencapai akreditasi ‘A’ pada tahun 2027. Unit Kearsipan adalah salah satu pilar penting dalam mencapai target tersebut. Saya sangat apresiasi dengan dedikasi dan kerja keras yang telah ditunjukkan oleh Kepala Unit Kearsipan dan timnya,” katanya dalam pengarahan kepada para pimpinan unit pada awal April 2026.
Selain dampak akreditasi, peningkatan mutu kearsipan juga memberikan manfaat praktis bagi stakeholder kampus. Dosen dan mahasiswa dapat mengakses data dan dokumentasi penelitian dengan lebih mudah. Administrasi kampus menjadi lebih transparan dan akuntabel. Calon mahasiswa dan orang tua mereka juga akan mendapatkan keyakinan lebih bahwa universitas dikelola dengan profesional dan tertib.
“Kepercayaan publik terhadap institusi pendidikan tinggi dibangun melalui transparansi dan profesionalisme. Sistem kearsipan yang baik adalah bukti konkret dari komitmen kami terhadap kedua nilai tersebut,” kata Prof. Siti Nurhaliza.
Rencana Jangka Panjang dan Visi Ke Depan
Memasuki tahun 2026, Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari telah menyusun roadmap jangka panjang yang ambisius. Dalam tiga tahun ke depan, unit ini menargetkan:
Pertama, penyelesaian digitalisasi 100 persen seluruh arsip statis dan dinamis. Kedua, sertifikasi standar ISO 30300 untuk sistem manajemen arsip. Ketiga, pengembangan layanan arsip digital yang dapat diakses oleh publik sesuai dengan regulasi yang berlaku. Keempat, peningkatan kapasitas laboratorium konservasi dan preservasi dokumen.
“Visi kami adalah menjadi unit kearsipan model di kawasan Sulawesi Tenggara yang dapat menunjukkan best practice dalam pengelolaan arsip di era digital. Kami percaya bahwa dengan terus berinovasi dan meningkatkan mutu, Universitas Muhammadiyah Kendari akan terus berkembang dan diakui secara luas,” ungkap Dr. Hendra Wijaya dengan penuh optimisme.
Penutup
Upaya peningkatan mutu kearsipan yang dilakukan oleh Universitas Muhammadiyah Kendari mencerminkan komitmen institusional yang mendalam terhadap peningkatan kualitas penyelenggaraan pendidikan tinggi. Melalui digitalisasi, peningkatan kapasitas SDM, dan harmonisasi dengan unit-unit lain, universitas ini membangun fondasi yang kuat untuk mencapai akreditasi yang lebih baik.
Pencapaian ini tidak hanya bermakna bagi akreditasi formal, tetapi juga bagi kepercayaan dan kepuasan seluruh pemangku kepentingan. Dengan terus mengembangkan sistem kearsipan yang modern dan profesional, Universitas Muhammadiyah Kendari sedang menulis cerita baru tentang komitmen terhadap keunggulan dalam pendidikan tinggi di Indonesia.
Sejalan dengan visi menjadi universitas terdepan di Sulawesi Tenggara, inisiatif Unit Kearsipan ini menunjukkan bahwa setiap unit memiliki peran penting dalam membangun kesuksesan institusional. Dan seperti yang dikatakan Dr. Hendra Wijaya, “Akreditasi adalah perjalanan, bukan tujuan. Kami akan terus berjalan dengan langkah yang tepat menuju kesuksesan yang berkelanjutan.” (*)
—
[Catatan Redaksi: Artikel ini ditulis berdasarkan wawancara dengan pejabat kampus dan observasi langsung ke Unit Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari pada April 2026]
